Identikit completo del Facility Manager

La figura professionale del Facility Manager è stata già definita nella normativa UNI EN 15221 – 1:2007, dove appare come colui che integra tra loro quei processi aziendali, che sono propedeutici al miglioramento dell’efficacia delle attività primarie dell’azienda stessa.

Ancora l’IFMA, ossia l’International Facility Management Association, la definisce in questo modo:

la figura preposta alla gestione degli spazi fisici e di tutte le attività necessarie a rendere gli edifici operativi, produttivi e sicuri.

OBIETTIVI del facility manager

La definizione può pure essere contenuta nella lista degli obiettivi che è chiamato a raggiungere. E dunque:

Contenimento e previsioni delle spese.

Questo traguardo passa per i seguenti punti:

• Selezione dei fornitori più competitivi.
• Riduzione dei consumi energetici.
• Riduzione degli eventi di crisi, come i fermi macchina, i guasti di impianti o gli allagamenti, passando attraverso una manutenzione puntuale e,auspicabilmente, predittiva.
• Individuazione di budget di spesa realisitici, sulla base delle analisi dei dati passati e sulle proiezioni future.

Mantenimento della sicurezza

Nello specifico:

• Controllo dei dispositivi di sicurezza, che partono dai presidi antincendio, fino agli impianti di climatizzazione, che devono essere in grado di fornire aria pulita ed un clima idoneo all’interno dell’edificio.
• Tutti i controlli devono passare necessariamente dalle scadenze normative e da ispezioni regolari.
• Assicurare ambienti salubri e produttivi.
• Organizzare al meglio gli spazi fisici e le aree verdi.
• Assicurarsi che le pulizie vengano svolte regolarmente, come da capitolati di appalto.
• Anche gli impianti del clima e dell’illuminazione devono essere sempre correttamente funzionanti.

Gli ambienti confortevoli assicurano una maggiore produttività dei dipendenti. Per gli edifici commerciali e per le strutture ricettive, il confort riveste un ruolo centrale, sia per le aspettative del cliente che per il prestigio del brand.

Analisi delle necessità aziendali e gestione dei processi e del personale

Il facility manager è chiamato a rivestire il doppio ruolo di analista e gestore. Deve infatti innanzi tutto comprendere le esigenze dell’impresa, intraprendere azioni e misurarne i risultati attraverso metriche e KPI. Questo gli consentirà di selezionare i fornitori migliori, di individuare falle e sprechi, gestire al meglio le criticità e, in alcuni casi, predirle e attenuarle.
D’altra parte l’attività di gestione e coordinamento delle squadre che operano nella struttura è essenziale. Deve assicurarsi che i lavori inerenti le facilities vengano svolti rispettando i contratti di fornitura, in linea con gli standard aziendali. Ha pure il compito di definire le procedure e di ingegnerizzare i processi che coinvolgono i servizi a lui delegati.

FUNZIONI del facility manager

Abbiamo definito obbiettivi e ruoli, ma scendiamo nello specifico e inquadriamo le aree funzionali che riguardano il facility manager.

Gestione dei Servizi

Si tratta di supervisionare le attività di pulizia e di manutenzione di spazi e impianti, nonché di gestire le squadre di portierato che si occupano di accoglienza, sorveglianza e sicurezza. E, ancora, occorre controllare gli accessi di visitatori e dipendenti.

Gestione della Manutenzione

Deve preparare checklist per le ispezioni, in modo da rendere più efficiente e controllabile l’attività dei manutentori. Attraverso l’analisi dei KPI può correggere le routine di verifica e prevenire guasti e fermi macchina. Deve contenere i costi attraverso un’oculata scelta dei fornitori e delle utenze.

Gestione degli Asset

Ossia gestione degli impianti e degli immobili. È importante venga mantenuto un archivio di documentazione di tutti gli asset, con la cronologia delle scadenze normative e dei collaudi periodici.

Dal Facility Manager al Property Manager

Sarebbe corretto distinguere queste due figure professionali, che operano nello stesso ambito, ma con mansioni differenti.
Si è visto sopra quello che comporta essere un facility manager. Il property manager, invece, si occupa della sfera finanziaria di un immobile di proprietà dell’azienda. È suo il compito di gestire i contratti di locazione, i contratti con appaltatori e agenzie assicurative, di inviare solleciti e avviare eventuali contenziosi.

Nella realtà dei fatti, i due ruoli vanno solitamente a fondersi, in quanto è preferibile l’interlocutore unico all’avere più figure frammentate. Piuttosto, laddove l’intervento lo richiede, il professionista può essere affiancato da un avvocato, come ad esempio nella gestione dei contenziosi o nella preparazione dei contratti.

Strumenti software di supporto

I compiti che sono delegati al facility manager, come abbiamo visto, sono molteplici, si interecano ed hanno la necessità di essere richiamati ed analizzati.
Si può pensare di fare a meno di strumenti di supporto adeguati ed utilizzare agende, fogli excel ed email. La verità è che esistono strumenti informatici per facility manager come Pa-TRON dello studio Connessioni Aperte in grado di semplificare di molto i processi che coinvolgono il facility manager e i suoi collaboratori.

• Preparare le checklist sulle ispezioni dei manutentori, degli staff della sicurezza e delle pulizie.
• Consentire alle squadre di operare in autonomia e di compilare le checklist, per un lavoro più performante e per una supervisione immediata.
• Programmare e periodicizzare i vari interventi.
• Condividere report e segnalazioni con le persone coinvolte.
• Analizzare le metriche e i KPI in tempo reale e ricevere periodici resoconti via email
• Tenere sotto controllo i costi di gestione, monitorando budget e spese extra.
• Gestire tutta la documentazione e classificare contratti, fatture, collaudi, firmare rapportini e condividere via email o tramite chat.

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