La digitalizzazione aziendale per Lando, un tecnico delle manutenzioni

Un passo da affrontare

Si parla spesso di termini come “digitalizzazione aziendale“, “industria 4.0” o ancora di CMMS (Computerized Maintenance Management System) o altri termini simili. Se ne percepisce l’utilità, ma è sempre incombente il timore che mettere mano alle procedure aziendali e riadattare i processi produttivi, sia la parte di gran lunga più onerosa, anche rispetto all’investimento di carattere economico.

Cambio di prospettiva

Forse può aiutare ad inquadrare meglio la questione, un cambio di prospettiva. Proviamo ad osservare il punto di vista di un tecnico operativo, ossia una di quelle figure professionali su cui dipende maggiormente il successo o meno del processo di digitalizzazione.

Cosa cambia dal lato pratico?

Racconteremo gli impegni settimanali di Lando, un ipotetico tecnico manutentore di una impresa che opera sugli impianti di alcuni clienti.

È lunedì mattina, Lando sa che questa settimana deve lavorare presso 3 clienti, di cui uno recentemente acquisito. La ditta per cui lavora ha adottato da tempo un CMMS, una sorta di strumento di gestione delle attività di manutenzione in formato digitale, che aiuta Lando a svolgere le proprie mansioni. Il canale utilizzato per la fruizione dello strumento è il suo smartphone.

Lista delle attività da svolgere nella settimana

Lando apre allora il suo dispositivo mobile e da un’occhiata alle attività di oggi. Ci sono 25 schede da completare presso la Ergoplanc srl e 6 presso il consorzio Unifik.
Decide quindi di recarsi prima alla Unifik e nel pomeriggio alla Ergoplanc per completare alcune delle 25 schede, che possono essere terminate nei giorni seguenti.

Checklist delle attività

Arriva presso il cliente ed entra salutando il personale che incontra, perché dopo alcuni anni che vi lavora, seppure da esterno, ormai è riconosciuto da tutti. Si reca nei locali dove si trovano i macchinari di cui deve effettuare le ispezioni ed apre lo smartphone con le 6 schede di checklist. Su ciascuna è indicata la lista di ispezioni che deve effettuare. Ci sono voci da spuntare, misurazioni da rilevare e riportare. Note e appunti per commentare le ispezioni, a complemento delle spunte.
Può anche aprire i file pdf, contenenti le schede tecniche del produttore, per riguardare qualche dettaglio.
Dopo aver compilato tutte le voci, archivia la scheda. Il sistema la salva e ne predispone una nuova per la settimana successiva.

Ogni scheda riflette le attività che devono essere svolte su un particolare cespito, a cadenza periodica. Quindi si può trattare di mansioni settimanali, come questa, ma anche mensili, semestrali, e così via. Possono esserci persino quelle giornaliere.

Monitoraggio dei lavori

Una volta che una scheda viene compilata e salvata, diventa visibile anche ai supervisori. Un supervisore potrebbe essere il superiore di Lando presso la ditta dove lavora, ma anche un omologo presso l’azienda cliente, in questo caso la Unifik.
In dashboard, un supervisore può verificare che tutte le attività previste nel periodo siano state svolte regolarmente. Se ci sono ritardi può chiederne riscontro. Inoltre, può visionare nel dettaglio le varie schede compilate. Ad aiutarlo nella lettura, sono presenti dei badge, ossia delle piccole icone colorate, sopra le schede in cui il manutentore ha rilevato delle anomalie. Se le anomalie fossero state gravi avrebbe aperto un ticket, come vedremo tra poco.

Gestione delle criticità e spese extra

Lando prosegue la sua attività di controllo. Su un macchinario occorre sostituire dei componenti usurati. Apre allora un ticket associato all’asset da riparare, descrive l’intervento, annota la spesa dei componenti sostituiti, perché non inclusi nel contratto di manutenzione che la sua ditta ha stipulato con il cliente. Può allegare foto a corredo della descrizione e persino includere la fattura relativa alla spesa extra. Infine chiude lui stesso il ticket.
La spesa extra viene riportata sulla dashboard dei supervisori e sommata a tutte le similari prodotte dalla ditta di Lando e da tutte quelle che si occupano delle manutenzioni. È anche possibile visualizzare gli oneri dei contratti di fornitura. In questo modo il supervisore può tenere il polso delle spese generali relative alle manutenzioni.

Codici QR per ogni cespito

Nel pomeriggio poi, Lando si reca alla Ergoplanc dove deve ispezionare 25 macchine, non tutte lo stesso giorno. Si tratta di due tipi di macchinari, 15 di un tipo e 10 di un altro, tutti identici tra loro per tipologia.
Per compilare correttamente le schede di ognuno senza confondersi, utilizza dei codici QR disposti presso ciascun asset. Inquadrando con la fotocamera dello smartphone il codice QR di una macchina, può visualizzare la corretta scheda associata.
Al termine delle 25 attività Lando genererà un rapportino pdf contenente tutte le ispezioni e lo firmerà digitalmente. Il pdf verrà inviato al cliente che potrà conservarlo in digitale o stamparlo, nel quadro delle sue certificazioni di gestione.

Documenti raccolti in un unica sezione

Tutti i documenti creati o caricati sullo strumento (foto e pdf, ma anche video, vocali e altri tipi di file) vengono collezionati all’interno di un archivio documentale. Accanto ad ogni documento sono visibili informazioni come la data e l’autore. Inoltre possono essere associati una serie di tag per classificare meglio il documento e facilitarne la successiva ricerca. L’amministrazione della ditta di Lando è lieta di ciò, perché ritrovare fatture, rapportini e altri documenti, non è più un grattacapo.

Intervento in urgenza

Mentre sta svolgendo la propria attività, Lando riceve la telefonata di un quarto cliente che lo avvisa di un blocco che si è verificato su una delle macchine che ha in manutenzione. Si tratta di un’urgenza. Avvisa la Ergoplanc che riprenderà il lavoro il giorno successivo (in fondo la checklist gli indica esattamente dove si è fermato) ma al momento deve interrompere per rispondere alla richiesta ricevuta.
Il cliente oltre ad averlo avvisato telefonicamente, gli ha anche inviato una email e, per sicurezza, anche un messaggio su whatsapp (era nervoso). Entrambe le notifiche gli consentono di visualizzare un ticket, aperto dal cliente stesso, in cui è illustrato quello che è successo e su quale macchina, con precisione. Ci sono già delle foto a corredo.
Arrivato sul posto, procede con la riparazione e, al termine, inserisce sullo smartphone le note d’intervento e chiude il ticket.

Tracciatura dei guasti storici sull’anagrafica macchine

Quando il ticket è stato creato, la macchina era stata classificata come asset “fuori servizio”. Il sistema ha fatto partire un timer che si è fermato con l’archiviazione della pratica. Le ore di fermo macchina subite dall’asset vengono aggiunte alla cronologia della scheda associata all’asset stesso e ne vanno a dare una misura del grado di obsolescenza. Questo consentirà di valutare successivamente l’opportunità di riparare o di sostituire il macchinario.
Nella dashboard del supervisore è presente la lista di tutti i fermi subiti dal parco macchine dell’azienda.

Inizializzazione delle schede per un nuovo cliente

Mercoledì inizia il lavoro presso il cliente di recente acquisizione. Dopo una serie di sopralluoghi, effettuati insieme al suo superiore e al referente dell’azienda cliente, sono stati censiti sullo strumento gestionale tutti i cespiti da ispezionare. Inoltre, per ciascuna tipologia di cespito, sono state elaborate le nuove schede di checklist, spalmate quest’ultime, in base anche al tipo di verifiche, lungo l’arco dell’anno.
Ad esempio, sulle macchine del modello A ci saranno un tipo di verifiche da reiterare settimanalmente, un’altra tipologia di controlli invece ha cadenza mensile, infine ci sono misure che vanno acquisite semestralmente. Ovviamente su un modello B le verifiche saranno totalmente diverse ed avranno frequenze differenti.
Solitamente, quando comincia un lavoro presso un nuovo cliente, i controlli ispettivi sono delle liste soggette a modifiche e a migliorie. Per elaborare l’attività di manutenzione programmata, si parte naturalmente dai documenti tecnici forniti dal produttore. Ma durante il ciclo manutentivo il tecnico può apportare delle modifiche in seguito al feedback che restituisce la macchina, o semplicemente per adattare meglio le attività al suo modo di lavorare.

Presenza sul posto di lavoro certificata tramite Gps

Nella nuova attività sono incluse alcune ispezioni che possono essere fatte solo in notturna, quando vengono spenti alcuni asset. Visto che il cliente è nuovo e si tratta di orari in cui è difficile essere visti, Lando e il suo superiore hanno proposto di attivare la modalità di certificazione della presenza. Si tratta di una feature che consente, al salvataggio della scheda, di inviare la posizione GPS dello smartphone al sistema che la confronta con il perimetro di validazione, ossia l’area dell’azienda cliente. Se si trova all’interno, appare un’icona accanto alla scheda che la qualifica come “presenza certificata”.

Benefici della digitalizzazione dei processi manutentivi

Utilizzando lo strumento di gestione, Lando ha ottimizzato il proprio lavoro e velocizzato di molto le proprie attività. Ha fatto in modo che tutto venisse tracciato, per fornire delle metriche di gestione ai supervisori, che sono così in grado di calcolare le proprie KPI.

Spero che il racconto abbia contribuito a chiarire alcuni aspetti sulla digitalizzazione aziendale. Nel complesso si possono riscontrare i seguenti benefici.

• Il personale operativo che svolge l’attività ha una todo list decisamente pratica e di facile condivisione.
• I tempi dedicati al data entry, ossia all’inserimento delle informazioni su digitale, è ridotta fino al 70%.
• Si ha un risparmio di uso della carta del 50%.
• Vengono generati all’istante i rapportini di intervento, che possono rimanere su digitale ed essere ritrovati.
• L’analisi dei dati avviene in real-time.
• Se è necessario reperire un documento vecchio di mesi, viene estratto velocemente.
• Si ha una drastica riduzione della perdita di informazioni.
• I casi di non conformità sono più rari.
• I tempi di passaggio di consegna e i cycle time sono inferiori anche del 40%, consentendo un aumento generale delle performance.

Il nostro strumento Pa-TRON per la gestione di facilities e manutenzioni, integra tutte le funzionalità descritte. Inoltre, nel cruscotto il supervisore può monitorare, in tempo reale, le attività svolte e quelle non ancora effettuate, rispetto ai programmi concordati.

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