L’utilizzo degli indicatori di performance (ossia delle KPI: key performance indicator) nella gestione delle facilities è sicuramente una delle best practices più consigliate. Individuare le giuste kpi per facility manager, consente di tenere il polso delle attività in tempo reale e di intervenire precocemente per convergere la rotta qualora qualche indicatore dovesse deteriorarsi.
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Onere od opportunità?
Tuttavia avere troppi KPI da monitorare potrebbe risultare troppo oneroso ed essere causa di inefficienza dei protocolli di controllo. La cura nella scelta dei giusti indicatori è quindi essenziale.
D’altronde, come è stato detto,
non tutto ciò che si può contare conta e non tutto ciò che conta si può contare.
Nel scegliere correttamente gli indicatori di performance per un facility manager si possono valutare tre bacini da cui non è possibile prescindere. Vediamoli di seguito.
KPI delle criticità
La ricerca dei KPI che riguardano l’ambito del facilities dovrebbe cominciare dai punti più critici della gestione: la quantità e la gravità delle urgenze.
Nello specifico possiamo parlare di manutenzione reattiva, ossia di interventi straordinari che si verificano a seguito di guasti e fermi macchina.
In questo caso un indicatore della gravità nella gestione di queste anomalie può essere la durata del disservizio: quanto tempo viene impiegato prima di ripristinare la piena funzionalità dell’asset coinvolto.
Un’altra tipologia di urgenza è quella causata dalle falle nella sicurezza, causate per esempio da furti o da infortuni. In questo caso, accanto all’incidenza degli eventi si può affiancare le lista delle zone in cui gli episodi si verificano più di frequente. L’analisi di queste informazioni consente lo studio di soluzioni contenitive come possono essere, ad esempio per il caso dei furti, l’installazione di telecamere o, per gli incidenti, l’introduzione di una migliore segnaletica.
KPI di monitoraggio delle squadre
Di primaria importanza è anche monitorare le attività svolte dalle squadre di operativi che effettuano servizi di manutenzione, pulizia, portierato o sicurezza. Può trattarsi di dipendenti interni all’azienda o di fornitori che svolgono servizio in outsourcing.
Le attività previste vengono svolte regolarmente nei tempi corretti?
Allo scopo è utile tracciare il numero di attività che vengono svolte nei tempi prestabiliti e segnalare ciò che non è stato attuato nelle tempistiche stabilite dalle procedure concordate.
Va da se che per avere questo tipo di informazioni bisogna disporre di strumenti di reportistica condivisa tra chi effettua il servizio e chi lo deve monitorare.
KPI dei costi di gestione
Non si puo poi parlare di “gestione” senza mettere nel mezzo l’argomento “costi“.
Anche i costi devono essere sempre tenuti sotto controllo. Ma come è possibile stabilire se siano appropriati, a prescindere ovviamente da altri fattori come la voce incassi? Un termine da considerare può essere il rapporto tra i costi di gestione e i metri quadri della struttura. Con questo indicatore è possibile in particolare confrontare le spese che riguardano le facilities con quelli di altre strutture gestite dalla società.
Gli indicatori sui costi possono essere suddivisi tra spese relative ai contratti di fornitura, quindi in generale agli oneri di manutenzione ordinaria, e le spese straordinarie, che sono servite per gestire le criticità. Anche in questo caso i costi possono essere affiancati dalle ore/persona dedicate alla manutenzione ordinaria e da quelle dedicate alla manutenzione reattiva.
Strumento di supporto alla raccolta e all’analisi dei dati
Tutti gli aspetti evidenziati possono essere affrontati utilizzando strumenti informatici di supporto come Pa-TRON, la piattaforma interamente dedicata al facility manager. I cruscotti presenti in dashboard e i rapporti periodici inviati via email, forniscono tutte le kpi per facility manager necessarie, consentendo al manager di avere costantemente il polso della situazione e di analizzare periodicamente le performance di gestione.
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